Visites guidées privées (réservé CERN)

Le service des visites du CERN permet à tout membre du personnel du CERN ("l'organisateur") d'organiser une visite dite privée du CERN pour des amis, collègues, voisins, connaissances, anciens condisciples, invités VIP etc sur les sites officiels. Les demandes d'accès pour visiteurs extérieurs pour des conférences et d'autres activités que les visite guidées sur les sites officiels sont décrites ici.

Bien que la majorité des conditions de visites soient communes, certaines expériences ou certains départements ont leur propre procédure pour des visites limitées aux sites de visite sous leur responsabilité.

Pour toutes les autres visites (sites multiples ou non listés ci-dessus), merci de bien respecter les règles ci-dessous lors de l'organisation d'une visite privée, afin de garantir un traitement équitable de toutes les demandes de visite au CERN.

Nous rappelons au membres du personnel du CERN que:

  • Le service des visites reçoit environ 3 fois plus de demandes de visite qu'il ne peut honorer, principalement en raison des règles de sécurité et de la capacité d'accueil.
  • Les expositions permanentes du CERN sont accessible librement mais il est conseillé d'informer le Service des Visites si vous souhaitez y amener de grands groupes (afin d'éviter un engorgement).
  • Certains points de visite ne sont pas accessibles à tous les visiteurs en raison de règles d'accès spécifiques: âge, mobilité etc.

Dans tous les cas, les visites privées ne doivent PAS être utilisées pour contourner les limitations imposées aux autres catégories de visites: visites scolaires et visites de groupe.

Voici les conditions pour organiser une visite privée via le Service des visites:

  1. Les visites privées approuvées par le Service des visites peuvent être réservées AU PLUS TÔT 20 JOURS A L'AVANCE.
    Cela permet au Service des Visites d'établir prioritairement les itinéraires de visite des groupes scolaires et non-scolaires qui ont réservé leur visite via la procédure standard et qui ont donc la priorité.
    Les visites privées peuvent utiliser les tranches horaires libres sur les points de visite.
     
  2. Les visites privées approuvées par le Service des visites sont organisées pour 11 VISITEURS AU MAXIMUM.
    Les groupes de 12 personnes et plus doivent utiliser les visites scolaires et visites de groupe qui peuvent être enregistrées 9 et 3 mois à l'avance via les formulaires ad hoc.
  3. Avant de réserver une visite privée, l'organisateur DOIT VERIFIER l'agenda des visites pour s'assurer que le programme demandé n'interfère pas avec les visites déjà enregistrées.
    Veuillez noter que la plupart des points de visite acceptent un maximum de 24 visiteurs en même temps; le centre des visiteurs d'ATLAS et SM18 ont une capacité d'accueil de 48 visiteurs. La capacité d'accueil d'un point de visite ne doit jamais être dépassée.
     
  4. L'organisateur DOIT TROUVER DES GUIDES OFFICIELS qui sont disponibles et autorisés à guider dans les sites proposés.
    Veuillez noter que tous les guides officiels ne peuvent pas guider systématiquement tous les sites. Vous trouverez la liste des guides officiels par langue et sites de visite ici.
    Il est de votre responsabilité de trouver des guides pour chacun des points visités lors de votre programme au plus tard 48h avant la visite. Tout point qui n'a pas de guide assigné dans les temps sera supprimé du programme de visite.
    Vous pouvez contrôler le programme de visite et les guides assignés sur l'agenda des visites.
     
  5. L'organisateur DOIT ORGANISER LE TRANSPORT des visiteurs. Le CERN ne founira PAS de transport entre les sites de visite.
    Pour les groupes plus importants, il est conseillé d'utiliser un minibus car l'accès au site à plusieurs véhicules privés pourrait être refusé par le personnel du Contrôle d'Accès.
    Tout véhicule extérieur doit afficher le panneau "Official Visit" qui doit être délivré par le Visit Traffic Controller à la Réception.
    Si vous avez un code budgétaire, un transport CERN peut être requis ici.
     
  6. Les guides officiant dans le cadre de visite privées NE SONT PAS PAYES par le Service des Visites.
    Les guides acceptent de guider les visites privées sur une base volontaire.
     
  7. L'organisateur doit demander l'APPROBATION DE LA VISITE PRIVEE au moyen du formulaire de demande de visite privée (bouton ci-dessous) au moins 2 jours ouvrés à l'avance.
    La demande doit contenir une proposition de programme et la liste des guides dans le champ "Visit Schedule".
    Si la visite privée vient en complément d'une autre visite guidée, merci de le mentionner dans le formulaire de visites guidées afin d'éviter la duplication de données.
    Le Service des Visites étudiera la demande et donnera une réponse positive ou négative dans les meilleurs délais.
    Les demandes faites moins de 2 jours ouvrés à l'avance ne peuvent être garanties, en raison de la production des badges etc.
     
  8. Une fois la visite validée, le demandeur devra fournir l'identité complète de chacun de visiteurs.
    En raison des règles d'accès au site du CERN, une fois votre demande acceptée, vous devrez fournir l'identité de tous les visiteurs (nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance, pays de naissance et nationalité) dans les délais indiqués sous peine de voir la visite annulée en tout ou partie.
    Plus d'information (en anglais) sur ce que nous faisons des données personnelles des visiteurs.
Demande de visite guidée privée

Si l'organisateur désire une exception sur une ou plusieurs des règles énoncées ci-dessus (plus de 11 visiteurs, prendre la place d'une visite déjà enregistrée, obtenir un transport payé par le service des visites etc.), les arguments en faveur de cette/ces exception/s doivent être clairement énoncés dans le champ Visit Schedule. Une réponse officielle sera donnée par le Service des Visites. Toute exception qui n'a pas été formellement acceptée est considérée comme illégale.

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